Tietosuojaseloste

1Keitä olemme

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on:

Lapland Glow Hotel Oy (ylläpitää Lapland Glow Chaletsia)
Y-tunnus 3253007-3
Olleronvaarantie 57, 96100 Rovaniemi
info@laplandglowhotel.fi · +358 41 325 3257

Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), tietosuojalakia (1050/2018) ja muuta sovellettavaa lainsäädäntöä.

2Miksi käsittelemme tietojasi ja millä oikeusperusteella

Varaustietojesi antaminen on välttämätöntä, jotta voimme ottaa varauksesi vastaan. Matkustajailmoituksen tiedot ovat lakisääteisiä.

3Mitä tietoja käsittelemme

• Yhteys- ja henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, kansalaisuus ja syntymäaika.
• Varaustiedot: saapumis- ja lähtöpäivä, arvioitu saapumisaika, mökki, vieraiden määrä, lisäpalvelut, toiveet ja varaushistoria.
• Matkustajailmoitus: lain edellyttämät tiedot, kuten koko nimi, syntymäaika, kansalaisuus, osoite, maa, josta saavuit Suomeen, ja matkustusasiakirjan numero. Osa näistä ei koske Suomessa asuvia eikä Pohjoismaiden kansalaisia.
• Maksutiedot: maksutapa, maksu- ja palautustiedot sekä laskut. Emme tallenna maksukorttisi tietoja.
• Viestit: sähköpostit, WhatsApp-viestit, verkkosivujen lomakeviestit ja muistiinpanot kanssamme käydyistä puheluista.
• Ruokavaliot ja allergiat: vain jos kerrot niistä meille, ja vain majoituksesi järjestämiseksi.
• Ryhmävaraukset: ryhmän antama nimilista, kansalaisuudet ja ryhmänjohtajan yhteystiedot.
• Aktiviteettivaraukset: jos pyydät meitä järjestämään aktiviteetteja, niihin tarvittavat tiedot, kuten nimet, iät ja noutoajat, ja joulupukkivierailuja varten kertomasi nimet, toiveet ja kirjeet.
• Verkkosivujen tiedot: jos hyväksyt analytiikka- tai markkinointievästeet, tiedot siitä, miten käytät verkkosivujamme, kuten katsotut sivut, laite, selain, likimääräinen sijainti ja se, tulitko jonkin mainoksemme kautta. Katso evästekäytäntö.
• Uutiskirje: sähköpostiosoitteesi ja tilauspäivä.

4Mistä tiedot saadaan

Saamme tiedot pääasiassa sinulta tai henkilöltä, joka tekee varauksen puolestasi tai ryhmäsi puolesta. Jos varaat Booking.comin, Expedian tai Airbnb:n kautta, saamme varaustietosi kyseisestä kanavasta. Verkkosivujen tietoja kerätään evästeillä vain, jos hyväksyt ne.

5Kenelle luovutamme tietoja

Emme myy henkilötietojasi. Luovutamme niitä vain, kun se on tarpeen edellä mainittuja tarkoituksia varten:

• Varaus- ja asiakasjärjestelmät: Vitec Hotellinx (varausjärjestelmä), SiteMinder (kanavanhallinta, joka välittää varaukset varauskanavista varausjärjestelmäämme), Speeron NEXT (sisäänkirjautumisjärjestelmä) ja iLOQ Manager (ovilukkojärjestelmä).
• Maksut: Paytrail Oyj, joka käsittelee kortti- ja pankkimaksut.
• Aktiviteetit: Oy Lapland Legacy Ltd (Y-tunnus 3527984-9), joka tuottaa järjestämämme aktiviteetit, kuljetukset ja talvivaatteiden vuokrauksen erillisenä rekisterinpitäjänä oman tietosuojaselosteensa mukaisesti. Jos varaat elämyksen verkossa, varaat suoraan kumppanin varausjärjestelmässä (Bókun), ja kumppani hoitaa varauksen ja maksun.
• Verkkosivujen analytiikka: Google Ireland Limited (Google Analytics), vain jos hyväksyt analytiikkaevästeet.
• Mainonta: Google Ireland Limited (Google Ads) ja Meta Platforms Ireland Limited (Facebook- ja Instagram-mainonta), vain jos hyväksyt markkinointievästeet. Meta toimii kanssamme yhteisrekisterinpitäjänä verkkosivuillamme kerättyjen tietojen osalta Metan rekisterinpitäjiä koskevan lisäsopimuksen (Controller Addendum) mukaisesti.
• Ennustetiedot: Ilmatieteen laitos, Open-Meteo (Sveitsi) ja NOAA Space Weather Prediction Center (Yhdysvallat) saavat IP-osoitteesi, kun selaimesi lataa revontuliennusteen.
• Viestintä: WhatsApp Ireland Limited, jos otat meihin yhteyttä WhatsAppin kautta.
• Uutiskirje: sähköpostimarkkinointipalvelu, jolla lähetämme uutiskirjeemme.
• Verkkosivujen palvelintila ja sähköposti: Nordichost, palvelimet Suomessa.
• Kirjanpito: kirjanpito- ja taloushallintopalveluiden tarjoajat.
• Varauskanavat: jos varaat Booking.comin, Expedian tai Airbnb:n kautta, kyseinen kanava on sille antamiesi tietojen erillinen rekisterinpitäjä oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.
• Viranomaiset: luovutamme matkustajailmoitustiedot poliisille ja tietoja muille viranomaisille, kun laki sitä edellyttää.

Palveluntarjoajamme käsittelevät tietoja puolestamme ohjeidemme ja tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti.

6Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme, kuten Google, Meta ja WhatsApp, voi käsitellä tietoja Yhdysvalloissa. Kun tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirto suojataan EU:n ja Yhdysvaltain välisellä tietosuojakehyksellä, Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla tai muulla GDPR:n edellyttämällä suojatoimella.

7Kuinka kauan säilytämme tietoja

8Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• Saada pääsy sinusta säilyttämiimme henkilötietoihin (GDPR 15 artikla).
• Oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot (16 artikla).
• Poistaa tietosi, ellei meidän ole säilytettävä niitä lain nojalla, esimerkiksi matkustajailmoitukset ja kirjanpitoaineisto (17 artikla).
• Rajoittaa tietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa (18 artikla).
• Saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (20 artikla).
• Vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä sekä suoramarkkinointia milloin tahansa (21 artikla).
• Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, esimerkiksi perumalla uutiskirjeen tilauksen tai muuttamalla evästeasetuksiasi. Tämä ei vaikuta ennen peruutusta tehtyyn käsittelyyn.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@laplandglowhotel.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen kuin toimimme pyynnön mukaan.

Valitukset. Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle tai asuin- tai työskentelymaasi tietosuojaviranomaiselle EU:ssa.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki (käyntiosoite)
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi · +358 29 566 6700 · tietosuoja.fi

9Automaattiset päätökset

Emme tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on sinuun oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

10Tietoturva

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajattu henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työssään, ja palveluntarjoajiamme sitovat salassapito- ja tietojenkäsittelysopimukset.

11Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta, kun palvelumme tai lainsäädäntö muuttuvat. Viimeisimmän päivityksen päivämäärä näkyy tämän sivun yläreunassa.

12Yhteystiedot

Kaikissa henkilötietojasi koskevissa asioissa lähetä sähköpostia osoitteeseen info@laplandglowhotel.fi tai kirjoita osoitteeseen Lapland Glow Hotel Oy, Olleronvaarantie 57, 96100 Rovaniemi.